Etäjohtaminen tapahtuu virtuaalisesti työtä ohjaamalla, ihmisiä innostamalla, kannustamalla, osallistamalla, seuraamalla ja valvomalla tavoitteiden saavuttamista. Tämä on teoriassa helppoa toteuttaa, mutta käytännössä on monia asioita, jotka vaikeuttavat matkaa.
Ihmiset työskentelevät usein monissa eri projekteissa tai heillä on vastuullaan useita samanaikaisia tehtäväkokonaisuuksia. Lisäksi kotona on tekemättömiä tehtäviä. Monesti on helpompi tarttua ”päällimmäisenä” pöydällä oleviin tehtäviin, jotka ovat mieluisia ja joissa ollaan mukavuusalueella, kuin niihin vaikeisiin ja samalla tärkeisiin tehtäviin. Epämukavat ja venymistä vaativat tehtävät sekä pienet sivuprojektit on helppoa lykätä tulevaisuuteen odottamaan deadlinea.
Yksin kotona työskentely saattaa laskea mielialaa, kun kollegoiden kanssa keskustelut ja ihmiskontaktit jäävät vähiin tai pois. Jos ainoat kontaktit viikosta toiseen, ovat kollegan Teams-valokuva, ääni ja sähköposti, voi olla, että monta tärkeää keskustelua jää kuulematta. Niinpä etätyöntekijä tarvitsee verkostoitumistapaamisia kasvotusten ja verkossa esimerkiksi Facebook-ryhmissä.
Työnteon rutiinit pitää suunnitella etätyössä uusiksi. Ennen pystyi kätevästi kysymään kollegalta käytävällä vinkkejä. Nyt pitää kirjoittaa sähköposti tai laittaa WhatsApp -viesti. Etätyössä pitää olla yhteinen pilvipalvelu, suunnitelmat dokumentoinnille ja viestinnälle, yhtenäiset käytännöt sekä toimivat kokouskäytännöt. Lyhyet vuorovaikutteiset palaverit ovat hyvä vaihtoehto. ”Älä puhu tekstiä” on hyvä ohjenuora etäjohtajalle palavereihin. Toimiva verkkoyhteys on edellytys työn tekemiselle.
Etätyö sopiikin ihmisille, jotka ottavat vastuun omasta osaamisestaan, työstään ja sen etenemisestä. Suurin osa ihmisistä kuitenkin tarvitsee enemmän tai vähemmän ohjausta.
Johtajuudesta neuvotellaan ihmisten kesken jatkuvasti ja sanattomasti. Virtuaalisessa työssä, jossa kommunikoidaan pääasiassa etänä, nousee tunneside entistä tärkeämmäksi. Läheisyyden ja läsnäolon tunne on kyettävä luomaan ihmisten välille yhteistyön ja luottamuksen takaamiseksi myös etätyössä.
Kasvotusten viestitään helpommin nopeasti ja luottamusta herättävästi tunnepitoisista, kompleksisista ja monitulkintaisista asioista. Kasvotusten välittyy erilaiset tunnetilat, ja harmaiden alueiden kommunikointi on helpompaa. Johtajan pitää erityisesti panostaa tähän. Katse ja katsominen on tunteita herättävää ja katseen avulla luodaan joko läheisyyttä tai etäisyyttä. Siihen liittyy myös valtasuhteita. Kuka katsoo ja ketä? Katseeseen liittyy myös suunta ja visio, jota kohti mennään.
Ihmisten johtaminen eli leadership vaatii empatiaa ja kykyä lukea ihmisiä. Verkon yli ei voi johtaa ihmisiä menestyksekkäästi pelkästään tekstin avulla. Tällaista on pikaviestimet, sähköpostit, raportit ja muu yksisuuntainen viestintä. Tarvitaan lisäksi kuvallisia Teams -tai Zoom -palavereja, innostavia ja informatiivisia sparrausvideoita ja muuta vastaavaa, jossa johtajan persoona ja tunnetila välittyy sanojen ohella.
Hyvät aikeet ja hyvä tahto eivät välity virtuaalisesti itsestään. Tarvitaan erityisiä toimenpiteitä, jotta kollega tietää, ymmärsitkö hänen tarkoituksensa ja jotta hän tuntee, oletko sitoutunut yhteiseen tavoitteeseen. Kun johdetaan verkon yli, tarvitaan keinot välittää tunteita halutulla tavalla.
Oulun yliopisto tarjoaa mikroyrittäjyyden verkkokoulutuksia, joissa esimiehet ja pienyrittäjät saavat tukea työlleen ja vahvistusta osaamiselleen. Kokonaan joustavina verkko-opintoina suoritettava Etätyön johtaminen -kurssi on käynnissä ja sille voi ilmoittautua. Kevään aikana alkaa myös mm. Vahva yrittäjä -kurssi sekä Yrittäjän IPR -oikeudet -kurssi, jossa opitaan tekijänoikeus- ja tavaramerkkiasioita. Lisätietoa: https://www.oulu.fi/joy/
Päivi Lohikoski, FT, koulutuspäällikkö
Blogi on julkaistu alunperin Keskipohjanmaa-lehdessä 28.2.2021 osana Oulun yliopiston Kerttu Saalasti Instituutin henkilökunnan kirjoitussarjaa.
Tutkittua tietoa ja havaintoja yrittäjämäisellä sydämellä.
Kerttu Saalasti Instituutin blogissa kirjoitetaan instituutin tutkimusryhmien aiheista, yrittäjyyskoulutuksesta sekä instituutin yleisistä aiheista. Kirjoittajina alojen tutkijat, asiantuntijat ja verkostojen jäsenet.
Aiheitamme ovat: mikroyrittäjyys, tulevaisuuden tuotantoteknologiat, alueellinen erinomaisuus, mikroyrittäjyyskoulutus