Työurajohtamisesta: osaava, uudistuva ja kestävä työura Oulun yliopiston kirjastossa

Oulun yliopiston kirjastossa on tartuttu työurien kehittämiseen, koska jatkuva kehitys sekä muutokset toimintaympäristössä vaativat sitä. Kirjastossa on paljon korkeaa osaamistasoa vaativia tehtäviä, joihin uuden osaajan löytäminen poistuvan tilalle ei aina ole helppoa. Kirjaston tehtävät kehittyvät ja kouluttautumista tarvitaan koko ajan. Näiden asioiden ennakointi auttaa suunnittelussa ja päätöksenteossa. Kestävien työurien kehittämisen on myös peilattava kirjaston ja yliopiston strategiaan.

Oulun yliopiston kirjaston työntekijöiden ikärakenne painottuu työuran loppupäähän. Toisaalta meille on myös viime aikoina tullut uransa alkupäässä olevia nuoria työntekijöitä. Kirjaston kaikissa palveluissa on tehtäviä, joiden osaamistaso vaatii paljon. Siksi emme voi aina ottaa poistuvan työntekijän tilalle ulkopuolelta uutta tekijää, vaan tekijä pitää kasvattaa omasta organisaatiosta. Ja toki haluammekin hyödyntää oman organisaation potentiaalia.

Kirjastotyö on muuttunut ja muuttuu koko ajan. Kirjastot olivat yksi ensimmäisiä digitalisaation aloittaneita toimijoita. Yliopistokirjastossa käytetään lukuisia erilaisia tietojärjestelmiä. Kirjastoissa tarvittaisiin yhä enemmän tietoteknistä osaamista, mutta emme pysty tarjoamaan kilpailukykyistä palkkaa tietotekniikan superosaajille. Tämän takia työntekijämme ovat joutuneet opiskelemaan työn ohessa tietojärjestelmiä ja oppimaan toimimaan niiden vikatilanteissa.

Yliopiston muun henkilökunnan, kuten kirjaston työntekijöiden, työuralla voi olla jumikohtia ja niiden selvittämiseksi ei ole aina selviä keinoja. Monet kirjaston työntekijät kokevat, että heillä ei ole mahdollisuutta hakea muita tehtäviä yliopistossa. Siirtymät tapahtuvat usein eri kaupunkien tieteellisiin kirjastoihin. Ryhdyimme tutkimaan, miten säilytämme hyvän osaamistasomme ja nostamme sitä edelleen, sekä kuinka ohitamme työuran jumikohtia. Koulutus on hyvin selkeä jakolinja yliopiston tehtävissä – useisiin tehtäviin vaaditaan ylempää korkeakoulututkintoa. Kirjastossa koulutustausta on kohonnut koko ajan, nykyisin yli 65 prosentilla kirjaston työntekijöistä on ylempi korkeakoulututkinto.

Kirjaston monipuoliset työtehtävät edellyttävät jatkuvaa osaamisen kehittämistä

Kirjaston eri palveluissa tarvitaan erilaista lisäkoulutusta – toki koko organisaation läpileikkaavaa koulutustakin tarvitaan ajoittain. Opettavilla informaatikoillamme on suurimmalla osalla pedagogisia opintoja taustalla, lisäksi monet ovat osallistuneet yliopiston tarjoamaan yliopistopedagogiikan koulutukseen. Opetus kehittyy koko ajan, ja digipedagogiikka on tullut yliopistoon. Lisäksi yliopistossa monesti mietitään mihin opetukseen esimerkiksi tieteelliseen julkaisemiseen tai avoimeen tieteeseen ohjaava opetus kuuluu. Niinpä tätä opetusta on tarjonnut usein kirjasto.

Yliopistokirjastoihin on tullut vuosien varrella uusia tehtäviä. Kirjastossa tehdään nykyään paljon esimerkiksi tieteelliseen julkaisemiseen liittyviä tehtäviä: julkaisujen toimittamista, julkaisujen vastuullista arviointia (ent. bibliometriikka), opinnäytteiden julkaisemista sekä julkaisujen kuratoimista. Viime vuosina avoimen tieteen palvelut ovat toteutuneet pitkälti yliopistokirjastojen toimesta. Yliopistokirjastot neuvovat tutkijoita avoimessa julkaisemisessa ja rinnakkaistallentavat tutkijoiden artikkeleita yliopistojen omiin julkaisuarkistoihin. Nämä tehtävät ovat vaatineet kirjastolaisilta uuden osaamisen haltuunottoa ja uuden opiskelua. Myös tutkimusdatan avaamiseen liittyviä tehtäviä tehdään yliopistokirjastoissa ja myös sillä puolella on hankittava uutta osaamista.

Oulun yliopiston kirjastossa on viime vuosina ollut useita työpaikkoja auki eri palveluryhmissä. Rekrytointi koskettaa myös jo kirjastossa työssä olevia. Osa henkilökunnastamme onkin hakenut avoimia paikkoja ja tulleet valituksi uuteen tehtävään. Tästä on seurannut ketju, jossa toisesta työtehtävästä toiseen siirtyneen paikalle pitää rekrytoida uusi henkilö.

Kehittämisen keskiössä laaja näkökulma ja ennakoiva ote tulevaisuuden osaamiseen

Tunnistimme pysähtymisen tarpeen systemaattiseen osaamisen kehittämiseen sekä ennakointiin, ja päätimme lähteä työstämään kestävää työuraa aluksi kirjaston johtoryhmässä ja myöhemmin koko henkilöstön kanssa. Teimme työurajohtamisen kehittämisprosessia käsikädessä kirjaston strategian kanssa. Kuten strategiatyössä muutenkin, dynaaminen lähestymistapa palvelee myös tässä: uudistamista tehdään muuttuvien tilanteiden mukaan koko ajan ja mielellään tehdään asioita ennakoiden. Tarkoituksena oli saada aikaan oppimissuunnitelma, ja laittaa liikkeelle nopeita käytännön tekoja, jotka helpottavat osaamisen siirtämistä sekä vaikuttavat arjen työn sujuvuuteen. Arkeen alkoi tulla konkreettisia muutoksia jo työskentelyprosessin aikana.

Ihmisiä pöydän äärellä tekemässä ryhmätyötä

Kirjaston johtoryhmässä asiaa työstettiin neljä tapaamiskertaa. Heti ensimmäisellä kerralla oivalsimme siirtää keskustelun työuran konkarivaiheesta koskemaan koko työuraa. Laaja näkökulma auttoi meitä näkemään selkeämmin työyhteisömme kokonaisuuden ja miettimään myös ratkaisuvaihtoehtoja laajemmin. Lähdimme liikkeelle organisaation olemassa olevista vahvuuksista, joita tunnistettiin jo olevan todella paljon. Työskentelyn keskeisenä kärkenä oli ennakoiva ote tulevaisuuden osaamiseen. Prosessin tuotoksena tunnistimme tulevaisuuden kriittisiä osaamisia ja strategiset kompetenssit sekä saimme aikaan

  • yhteisen ymmärryksen työurajohtamisesta
  • tiekartan osaamisen varmistamiseen
  • yhteisen ymmärryksen oppimiseen (70-20-10 malli). Tunnistimme oppimisen olevan paljon muutakin kuin koulutukseen osallistumista. Tulevaisuuden osaamisen hankkimisessa huomioidaan vahvasti työssä oppiminen ja muilta oppiminen
  • tiimitason osaamiskartan
  • konkreettiset keinot osaamisen kehittämiseen ja vahvistamiseen
  • lyhyen ja pitkän aikavälin toimintasuunnitelmat
  • ketteriä nopeita kokeiluja
  • uudistumisen vuosikellon.

Johtoryhmässä syntyi prosessin aikana vahva yhteinen ymmärrys siitä, että työstämämme asiat liittyvät toimintakulttuuriin. Työstimme konkretian tasolla mitä esimerkiksi kokeilukulttuuri tarkoittaa meillä kirjastossa. Työskentelyn tuloksena syntyi uusia konkreettisia toimenpiteitä vuosikellon muotoon, jotka ohjaavat meitä muun muassa uudistamiseen ja uudistumiseen.

Tammikuussa järjestimme Osaava ja uudistuva työura Oulun yliopiston kirjastossa -työpajan koko henkilöstölle. Työpajassa yhtenä keskeisenä sisältönä olivat henkilöstömme mielenkiintoiset uratarinat. Yhteisellä ideoinnilla ja keskustelulla työpajassa syntyi paljon ajatuksia siitä, miten voimme edistää työuria kirjastossa sekä estää työurajumeja. Kiitos tästä aktiivisille työntekijöillemme. Jatkamme kestävien työurien rakentamista ja kehittymisen asenteen vaalimista.

Kirjoittajat:
Minna Abrahamsson-Sipponen, kirjastonjohtaja, Oulun yliopisto
Tiia Kallio, työelämävalmentaja, Axico Oy