Tietosuojailmoitus - Opiskelun tuki

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvataan sitä, miten Oulun yliopiston opiskelun tukipalveluissa käsitellään ohjausasiakkaiden henkilötietoja. Ilmoitus on laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti.

Tietosuojailmoitus

Rekisterin pitäjä ja yhteystiedot:

Oulun yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja koulutuspalveluiden alaiset opiskelun tukipalvelut vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Rekisterin pitäjän eli Oulun yliopiston yhteystiedot ovat Oulun yliopisto, PL 8000, 90014 Oulun yliopisto, käyntiosoite Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa, puh. +358 294 48 0000. Opiskelun tukipalveluiden yhteystiedot ovat opiskeluntuki@oulu.fi.

Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot ovat dpo@oulu.fi.

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus opiskelun tukipalveluissa on ohjauksen suunnittelu ja toteuttaminen. Lisäksi pseudonymisoituja henkilötietoja käsitellään tilastointitarkoituksessa. Tilastointia tehdään Oulun yliopiston opiskelun tukipalveluiden toiminnan kehittämiseksi.

Mikä on henkilötietojen oikeudellinen käsittelyperuste?

Henkilötietojen käsittely perustuu ohjauksen toteuttamisesta annettuun suostumukseen, joka kerätään kirjallisesti ajanvarauspyynnön yhteydessä.

Käsittelemämme henkilötiedot:

Ohjausasiakkailta käsitellään seuraavia tietoja:

  • opiskelijan nimi, puhelinnumero ja sähköposti
  • tiedekunta ja pääaine
  • opintojen aloitusvuosi ja opintopisteiden määrä
  • ohjaukseen hakeutumisen perusteet
  • yhteenveto ohjauksesta
  • käyntitodistukset opiskelijan pyynnöstä
  • opiskelijan itse tarjoamat lisätiedot

Henkilötietojen säilytysajat:

Säilytämme henkilötietoja 4 vuotta viimeisen ohjauskäynnin jälkeen.

Tietolähteet:

Saamme henkilötietoja seuraavista lähteistä: asiakkaan ilmoittamat tiedot, ohjauksen yhteydessä muodostuneet tiedot sekä asiakkaan suostumuksella asiakkaan omaisilta sekä lähettäviltä ja hoitavilta tahoilta saadut tiedot.

Tietojen luovutukset:

Tietoja luovutetaan vain asiakkaan luvalla tehtyä ohjaussuunnitelmaa noudattaen. Tietoja käsitellään vain ohjaussuhteeseen liittyvinä.

  • Eteenpäin ohjattaessa tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan asiakirjoihin merkityllä suostumuksella asiakkaan yksilöimälle terveydenhuollon toimintayksikölle/ammattihenkilölle tai muille tahoille, kuten yliopiston koulutussuunnittelijoille.
  • Tietoja ei luovuteta EU-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet:

Käsiteltävät tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät (opintopsykologi, opintopsykologiharjoittelija, uraohjaaja, ylläpito). Kaikilla henkilötietojasi käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

Tiedot muodostuvat manuaalisesta (paperisesta) ja sähköisestä aineistosta. Paperisia aineistoja säilytetään ohjauksen ajan ja 4 vuotta ohjauksen päätyttyä lukituissa työhuoneissa lukituissa kaapeissa, joihin on pääsy ainoastaan ohjausta tekevillä henkilöillä (psykologi, psykologiharjoittelija, uraohjaaja).

Sähköinen aineisto käsittää ajanvarauksen yhteydessä kerätyt tiedot. Ajanvarauslomake on SSL-suojattu ja sinne kirjaudutaan opiskelijatunnuksella. Ajanvaraustiedot säilyvät lähettämisestä vuorokauden ajan palveluntarjoajan salasanoin suojatussa järjestelmässä, johon on pääsy ainoastaan ohjausta tekevillä henkilöillä ja tarvittaessa järjestelmän ylläpidolla. Tämän jälkeen tiedot lähetetään SSL-suojattuna sähköpostilla yliopiston Service Desk järjestelmään. Tiedot säilytetään ohjaussuhteen ajan Service Deskissä yliopiston palvelimella, johon on pääsy ainoastaan ohjausta tekevillä henkilöillä ja tarvittaessa järjestelmän ylläpidolla (opintopsykologi, opintopsykologiharjoittelija, uraohjaaja, ylläpito). Ohjauksen päätyttyä tiedot poistetaan järjestelmästä.

Rekisteröidyn oikeudet:

Sinulla on oikeus seuraaviin toimenpiteisiin henkilötietojen osalta:

  • Oikeus pyytää pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista
  • Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
  • Oikeus pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen
  • Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen tehdään ensisijaisesti sille taholle, jolle suostumus oli annettu. Jos tämä on mahdotonta, niin voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän vastuuyksikköön.

Käyttääksesi edellä mainittuja oikeuksia voit olla yhteydessä opiskelun tukipalveluihin (opiskeluntuki@oulu.fi), minkä jälkeen pyyntöäsi käsitellään yliopiston käytänteiden edellyttämällä tavalla.

  • Kerro pyynnössä nimesi, yhteystietosi (esimerkiksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero) ja miten haluat edellä mainittuja oikeuksiasi käyttää
  • Lisätietoja tietojen tarkastamisesta osoitteessa https://tietosuoja.fi/kun-haluat-tarkastaa-tietosi

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Valitusoikeus valvontaviranomaiselle:

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.