Tietosuojailmoitus – Alumnisuhteet
Tietosuojailmoitus päivitetty 14.10.2026
Rekisterinpitäjän tiedot
Oulun yliopisto
Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa
PL 8000
90014 Oulun yliopisto
Puhelin +358 294 48 0000
Käsittelytyötä valvova yksikkö
-
AlumnikoordinaattoriRiittaArffmanetunimi.sukunimi@oulu.fi
Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot:
dpo(at)oulu.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- Alumnien rekrytoiminen
- Alumniyhteisön tietojen ylläpito muun toiminnan mahdollistamiseksi
- Alumnisuhteiden hoitaminen, asiakaspalvelu ja sen parantaminen
- Alumnitapahtumien ja tilaisuuksien tuottaminen
- Viestintä (kuten tiedotteet tapahtumista, alumnikirjeet)
- Vapaaehtoistyöntekijöiden muistaminen ja palkitseminen
- Alumnitoiminnan suunnittelu eli asiakaslähtöisen toiminnan kehittäminen, kuten esimerkiksi alumnien tarpeiden ymmärtäminen, toiminnan laadun parantaminen ja uusien palveluiden kehittäminen
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
- Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta
-
Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn on Yliopistolaissa mainittujen, yleisen edun mukaisten tehtävien suorittamiseksi (Yliopistolaki 2 §, tietosuoja-asetus 6 artikla 1. e) -kohta) oikeutettu etu: alumnien ja yliopiston välillä on merkityksellinen side, joka on syntynyt opintojen ja tutkinnon suorittamisen kautta.
Henkilötietojen käsittely mahdollistaa yliopistolle alumnisuhteen hoitamisen ja yhteyden säilyttämisen yliopistoon. Kaikki Oulun yliopistossa tutkinnon suorittaneet sekä tietyt pätevöitymiskoulutukset suorittaneet entiset opiskelijat lasketaan alumneiksi. Yliopiston ylläpitämään alumniverkostoon liitytään vapaaehtoisesti, mutta oppilaitos ylläpitää opiskelu- ja osoitetietoja kaikista entisistä opiskelijoista.
Uutiskirjeiden tietosuojailmoituksessa on kuvattu uutiskirjeillä käsiteltävien henkilötietojen käsittely ja oikeusperuste.
Käsiteltävät henkilötiedot
Alumneista käsitellään seuraavia henkilötietoja:
Opiskelijarekisterin päivitys digi- ja väestötietoviraston kautta:
Tilastointitiedot:
Tietolähde ja kuvaus tietolähteestä (jos tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä)
Tietoja kerätään suoraan seuraavista tietolähteistä:
Alumnit voivat valmistumisen yhteydessä tai jälkikäteen liittyä Oulun yliopiston alumniverkostoon. Alumnirekisterinä toimii yliopiston kumppanuushallinnan työkalu, johon on pääsy vain yliopiston henkilökunnan jäsenillä. Alumnirekisterin näkyvyys on rajattu alumnisuhteiden parissa työskenteleville henkilöille. Alumnien tutkintotiedot päivitetään opintorekisterijärjestelmän tiedoista. Alumnit voivat päivittää tai muokata tietojaan alumniverkoston lomakkeen kautta.
Hoitaaksemme alumnisuhteita voimme päivittää entisten opiskelijoidemme osoite- ja kuolinpäivätiedot muun muassa Digi- ja väestörekisterikeskuksen kautta tehtävällä opiskelijarekisterin päivityspyynnöllä.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Käsittelyn kannalta olennaisia tietoja voidaan luovuttaa Oulun yliopiston sisäiseen käyttöön. Henkilötietoja voivat käsitellä ulkopuoliset tahot kuten järjestelmä- ja asiantuntijapalveluita tarjoavien yritysten henkilöstö, kun yritys käsittelee henkilötietoja Oulun yliopiston toimeksiannosta.
Nimitietoja voidaan luovuttaa alumneille alumnitoimintaan liittyvästä syystä, esimerkiksi vuosikurssitapaamisen järjestämiseen. Nimitietoja voidaan luovuttaa Oulun yliopiston opiskelijajärjestöjen (esimerkiksi killat) alumnivastaaville alumnitoiminnan kehittämiseen liittyvästä syystä.
Henkilötietojen siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Henkilötietoja ei luovuteta edellä mainittujen lisäksi muille kolmansille osapuolille. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika / Määrittämiskriteerit
Henkilötiedot säilytetään suhteen merkityksellisyyden vuoksi toistaiseksi, kunnes niiden poistamista pyydetään tai kunnes yliopisto katsoo, ettei tietojen säilyttäminen ole käsittelyn tarkoituksen vuoksi aiheellista.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on rekisteröitynä seuraavanlaisia oikeuksia:
- Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin.
- Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua.
- Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi").
- Oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen.
- Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.
Miten voit käyttää oikeuksiasi?
Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.
Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.
Henkilötietojen käsittely automaattiseen päätöksentekoon mukaan lukien profilointi
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.