Tietosuojailmoitus - Alumnisuhteet
Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 OULU
Puh. +358 294 48 0000
Käsittelytyötä valvova yksikkö:
Oulun yliopiston Viestintä-, markkinointi- ja yhteiskuntasuhteet.
Viestintäjohtajana toimii Marja Jokinen, sähköpostiosoite: viestinta(at)oulu.fi
Henkilö, joihin voit tarvittaessa ottaa yhteyttä ja kysyä lisätietoja:
Alumnikoordinaattori Riitta Arffman
Sähköpostiosoitteet muotoa etunimi.sukunimi@oulu.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
- Alumnien rekrytoiminen
- Alumniyhteisön tietojen ylläpito muun toiminnan mahdollistamiseksi
- Alumnisuhteiden hoitaminen, asiakaspalvelu ja sen parantaminen
- Alumnitapahtumien ja tilaisuuksien tuottaminen
- Viestintä (kuten tiedotteet tapahtumista, alumnikirjeet)
- Vapaaehtoistyöntekijöiden muistaminen ja palkitseminen
- Alumnitoiminnan suunnittelu eli asiakaslähtöisen toiminnan kehittäminen, kuten esimerkiksi alumnien tarpeiden ymmärtäminen, toiminnan laadun parantaminen ja uusien palveluiden kehittäminen
Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn on Yliopistolaissa mainittujen, yleisen edun mukaisten tehtävien suorittamiseksi (Yliopistolaki 2 §, tietosuoja-asetus 6 artikla 1. e)-kohta) oikeutettu etu: alumnien ja yliopiston välillä on merkityksellinen side, joka on syntynyt opintojen ja tutkinnon suorittamisen kautta. Henkilötietojen käsittely mahdollistaa yliopistolle suhteen hoitamisen ja yhteyden säilyttämisen yliopistoon. Henkilötietojen käsittely on tarpeen Yliopistolaissa mainittujen yleisen edun mukaisten tehtävien suorittamiseksi (Yliopistolaki 2 §, tietosuoja-asetus 6 artikla 1. e)-kohta). Alumniyhteisöön liitytään vapaaehtoisesti.
Käsiteltävät henkilötiedot
Alumneista käsitellään seuraavia henkilötietoja
- nimi, syntymäaika ja henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero
- opiskelutiedot: opiskelijanumero, tiedekunta, tutkinto/arvo, tutkinto-ohjelma, muut opinnot, opintojen aloitus- ja päätösvuosi
- työpaikkatiedot: työnantaja, työtehtävä, asema, työosoite, työpuhelinnumero
- alumnin ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
- viestinnän kielisyys suomi tai englanti
- kategoriat (esim. yhteistyön tapa)
- tilaukset ja kiinnostuksen kohteet (esim. uutiskirje)
- mahdolliset palautteet tai vastaukset palautekyselyihin
- tapahtumailmoittautumiset
- LinkedIn-profiilin URL-osoite
- asiakkuudenhallintajärjestelmän lokitiedot
Opiskelijarekisterin päivitys digi- ja väestötietoviraston kautta:
- osoite
- kotikunta
- henkilön kuolinpäivätiedot
- sukupuoli
- äidinkieli
- viimeisin muuttopäivä
Tilastointitiedot:
- alumniverkostoon liittyneiden määristä
- tutkintojen tason määristä
- tiedekuntien ja alojen määristä
- asiointikielen määristä
Lisäksi yliopiston käyttämät uutiskirjepalvelut keräävät ja tallentavat tietoa uutiskirjeiden avauksista ja klikkauksista, joten myös näitä tietoja voidaan käsitellä.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tietoja voidaan luovuttaa Oulun yliopiston sisäiseen käyttöön. Henkilötietoja voivat käsitellä ulkopuoliset tahot kuten järjestelmä- ja asiantuntijapalveluita tarjoavien yritysten henkilöstö, kun yritys käsittelee henkilötietoja Oulun yliopiston toimeksiannosta.
Nimitietoja voidaan luovuttaa alumneille alumnitoimintaan liittyvästä syystä, esimerkiksi vuosikurssitapaamisen järjestämiseen. Nimitietoja voidaan luovuttaa Oulun yliopiston opiskelijajärjestöjen (esimerkiksi killat) alumnivastaaville alumnitoiminnan kehittämiseen liittyvästä syystä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Alumnit voivat valmistumisen yhteydessä tai jälkikäteen liittyä alumnirekisteriin. Alumnirekisterinä toimii yliopiston kumppanuushallinnan työkalu, johon on pääsy vain yliopiston henkilökunnan jäsenillä. Alumnirekisterin näkyvyys on rajattu alumnisuhteiden parissa työskenteleville henkilöille. Alumnien tutkintotiedot päivitetään opintorekisterijärjestelmän tiedoista. Alumnit voivat päivittää tai muokata tietojaan alumnirekisterin lomakkeen kautta.
Hoitaaksemme alumnisuhteita voimme päivittää entisten opiskelijoidemme osoite- ja kuolinpäivätiedot muun muassa Digi- ja väestörekisterikeskuksen kautta tehtävällä opiskelijarekisterin päivityspyynnöllä (tietolupapäätös opiskelijarekisterin päivitykseen 8.11.2012 Dnro 3630/410/12).
Henkilötietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta edellä mainittujen lisäksi muille kolmansille osapuolille. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään suhteen merkityksellisyyden vuoksi toistaiseksi, kunnes niiden poistamista pyydetään tai kunnes yliopisto katsoo, ettei tietojen säilyttäminen ole käsittelyn tarkoituksen vuoksi aiheellista.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:
- Oikeus saada pääsy tietoihin
- Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
- Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
- Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
- Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti
Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.
Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.
Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Henkilötietojen käsittely automaattisen päätöksentekoon ml. profilointi
Henkilötietojasi ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai mitään muuta tarkoitusta varten kuin mitä tässä tietosuojailmoituksessa on mainittu.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.