Tietosuojailmoitus - hakijamarkkinointi

Oulun yliopisto käsittelee henkilötietoja hakijamarkkinoinnin toimissaan yliopistoon hakeville tai potentiaalisesti yliopiston tarjoamasta koulutuksesta kiinnostuneille, välittäessään tietoa hakijan kiinnostuksen kohteena olevista koulutusalojen tutkinto-ohjelmista ja Oulun yliopistossa opiskelusta. Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan, miten henkilötietojasi käsitellään ja mitä oikeuksia sinulla on omiin henkilötietoihisi.

Tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 OULU

Käsittelytyötä valvova yksikkö:
Oulun yliopiston Viestintä-, markkinointi- ja yhteiskuntasuhteet.
Viestintäjohtajana toimii Marja Jokinen, sähköpostiosoite: marketing(at)oulu.fi

Lisätietoja voit tarvittaessa kysyä:
markkinointisuunnittelija Karoliina Kekki, etunimi.sukunimi(at)oulu.fi.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus on tiedon välittäminen Oulun yliopistoon hakeville tai potentiaalisesti yliopiston tarjoamasta koulutuksesta kiinnostuneille hakijan kiinnostuksen kohteena olevista koulutusalojen tutkinto-ohjelmista ja Oulun yliopistossa opiskelusta.

Oikeusperuste hakijamarkkinoinnin tilastointitarkoitukseen käsiteltävien henkilötietojen osalta on yleinen etu. Oulun yliopisto täyttää yliopistolain 2§:ssa annettua lakisääteistä tehtävää yleiseen etuun perustuen, kun se tutkii, opettaa ja harjoittaa yhteiskunnallista vuorovaikutusta.

Uutiskirjeiden lähettämiseksi henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on informoitu uutiskirjeiden tietosuojailmoituksessa.

Käsiteltävät henkilötiedot

Hakukohdekohtaisten uutiskirjeiden lähettämiseen käsitellään:

  • Nimi
  • Yhteystiedot

Uutiskirjeiden lähettämiseen ja henkilötietojen käsittelyyn käytetään uutiskirjealustaa, jonka kautta uutiskirjeiden henkilötietojen käsittelyn voi perua.

Hakijan personointiin kerättävät henkilötiedot:

  • Kandidaatti-, maisteri- tai tohtoriohjelman kiinnostus
  • Koulutusalakohtainen kiinnostus
  • Rekisteröidyn arvioima hakuvuosi koulutukseen hakemiseen
  • Messutapahtuman paikkakunta, jossa rekisteröity on käynyt ja josta on saanut tiedon uutiskirjeistä

Tilastointitarkoitukseen käsiteltävät henkilötiedot:

  • mitkä alat yleisesti kiinnostavat kansainvälisiä hakijoita
  • mitkä alat kiinnostavat eri puolilla maailmaa

Käsiteltävien henkilötietojen perusteella seurataan hakijamarkkinointiin käytetyn uutiskirjeen tilausaktiivisuutta ja onko tilausaktiivisuudella eroa, kun tieto uutiskirjeiden tilausmahdollisuudesta saadaan messutapahtumassa kerrotun perusteella tai uutiskirje tilataan itsenäisesti ilman messutapahtumassa käyntiä. Lisäksi käsiteltävien tietojen avulla voidaan personoida uutiskirjeiden kautta lähetettävää informaatiota tietystä koulutusalasta kiinnostuneille ja tiedottaa esimerkiksi koulutusalan järjestämistä tapahtumista. Henkilötietojen keräämiseen käytetään Webropol-lomaketta.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Tietojasi käsittelevät toiminnan järjestämiseen osallistuvat Oulun yliopiston henkilökunnan jäsenet, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Henkilötietojesi käsittely edellyttää tunnistautumista. Tietoja ei luovuteta Oulun yliopiston sisäiseen käyttöön tai ulkopuolisille. Järjestelmätoimittajilla on ylläpitoa varten pääsy järjestelmiin. Sähköisessä järjestelmässä pääsy henkilötietoihisi on suojattu.

Henkilötietoja ei luovuteta edellä mainitun lisäksi muille kolmansille osapuolille.

Henkilötietojen siirrot

Tietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisiin maihin.

Henkilötietojen säilytysaika

Webropol-lomakkeella kerättävät henkilötiedot säilytetään yhden (1) vuoden ajan ja tiedot poistetaan mainitun ajan kuluttua.

Uutiskirjeiden henkilötietojen käsittelyn säilytysaika on informoitu uutiskirjeiden tietosuojailmoituksessa.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
  • Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
  • Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Ei automaattista päätöksentekoa tai muuta käyttötarkoitusta

Henkilötietojasi ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai mitään muuta tarkoitusta varten kuin mitä tässä tietosuojailmoituksessa on mainittu.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.