Tietosuojailmoitus - puheterapiaharjoittelujen asiakkaat
Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 OULU
Käsittelytyötä valvova yksikkö:
Oulun yliopiston Humanistinen tiedekunta, Logopedian tutkimusyksikkö
Logopedian tutkimusyksikön johtajana toimii Taina Välimaa, sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi(at)oulu.fi
Lisätietoja voit tarvittaessa kysyä:
Logopedian yliopisto-opettaja Heli Huttu, etunimi.sukunimi(at)oulu.fi.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojasi käytetään Oulun yliopiston Logopedian tutkimusyksikössä puheterapiaharjoittelujen järjestämiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurannan turvaamiseksi tarpeellisten sekä laajuudeltaan riittävien tietojen keräämiseksi Logopedian tutkinto-ohjelman opetussuunnitelman mukaisen puheterapeuttisen kuntoutuksen harjoittelun mahdollisestamiseksi.
Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn on suostumus, ja se on tarpeen puheterapiaharjoittelujen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjänä yliopistolla on oikeus käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella (EU:n tietosuoja-asetus artikla 9.2 a).
Käsiteltävät henkilötiedot
Puheterapiaharjoitteluasiakkailta tallennetaan seuraavia tietoja:
- asiakkaan nimi, syntymäaika, yhteystiedot,
- alaikäisen asiakkaan huoltajan nimi ja yhteystiedot,
- asiakkaan yhdyshenkilöiden/läheisten yhteystiedot,
- yhteistyöorganisaatioilta saapuvat asiakirjat, jotka sisältävät terveyteen liittyviä tietoja,
- puheterapiaharjoittelujen toteuttamisen aikana syntyvät asiakirjat, jotka sisältävät terveyteen liittyviä tietoja,
- puheterapiaharjoittelujen toteuttamisen aikana tallennettavat video- ja audiotallenteet.
Tietolähde ja kuvaus tietolähteestä (jos tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä)
Saamme henkilötietoja seuraavista lähteistä:
• asiakas,
• asiakkaan suostumuksella läheiset ja yhteistyöorganisaatiot,
• puheterapiaharjoittelujen yhteydessä muodostunut aineisto.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtävät tai opintoihin kuuluva harjoittelu sitä edellyttävät.
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä (EU:n tietosuoja-asetukset 2016/679). Kaikilla henkilötietojasi käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus (puheterapiaharjoittelua ohjaava yliopistolehtori/ yliopisto-opettaja, joka on laillistettu puheterapeutti sekä logopedian opiskelija). Annettuja tai puheterapiaharjoitteluissa syntyneitä tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin.
Henkilötietojen siirrot
Tietoja luovutetaan vain asiakkaan tai alaikäisen asiakkaan huoltajan suostumuksella esimerkiksi yhteistyöorganisaatioille. Henkilötietoja ei luovuteta EU-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot tuhotaan heti kun niitä ei enää tarvita puheterapiaharjoittelujen järjestämiseksi, kuitenkin viimeistään viiden vuoden kuluttua viimeisimmän puheterapiaharjoittelun päättymisestä.
Videot ja ja audiotallenteet tuhotaan heti sen jälkeen, kun niihin perustuvat ohjaustilanteet ovat päättyneet.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:
- Oikeus saada pääsy tietoihin
- Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
- Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
- Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
- Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti
Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.
Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.
Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.
Oulun yliopiston puheterapiaharjoittelujen asiakkaiden käsiteltävät henkilötiedot muodostuvat manuaalisesta (paperisesta) ja sähköisestä aineistosta.
Paperisia aineistoja säilytetään puheterapiaharjoittelun aikana lukituissa työhuoneissa lukituissa kaapeissa, joihin on pääsy ainoastaan puheterapiaharjoitteluja ohjaavilla opettajilla. Puheterapiaharjoittelun päätyttyä paperisia aineistoja säilytetään lukitussa työhuoneessa olevassa paloturvallisessa lukitussa arkistokaapissa, johon on pääsy ainoastaan puheterapiaharjoitteluja ohjaavilla opettajilla.
Sähköinen aineisto muodostuu puheterapiaharjoittelutilanteissa asiakkaan suostumuksella tallennettavista videoista. Videot ja audiotallenteet tallennetaan ja niitä käsitellään puheterapiaharjoitteluja varten Logopedian tutkimusyksikköön rakennetussa suljetussa tietoteknisessä ympäristössä ja muistitikuilla, jotka on suojattu salasanoin. Videot ja audiotallenteet tuhotaan heti sen jälkeen, kun niihin perustuvat ohjaustilanteet ovat päättyneet. Mitään tietoja ei talleteta pilvipalveluihin.