Tietosuojailmoitus 13.10.2022 pidettävään Shaking up Tech -tapahtumaan

Tämä tietosuojailmoitus koskee Shaking Up tech käyttäjien tietoja, joita tapahtumassa kerätään ja käsitellään.
Tämä ilmoitus on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja ja täydentää Oulun yliopiston yleistä tietosuojailmoitusta, josta voit lukea tarkemmin henkilö- tai asiaryhmäkohtaisesti mm. käsittelyn tarkoituksista ja oikeudellisista perusteista sekä henkilötietojen siirrosta ja luovuttamisesta.

Rekisterin ylläpitäjä ja vastuuyksikkö

Oulun yliopisto
PL 8000
90014 OULUN YLIOPISTO

Voit tarvittaessa kysyä lisätietoja suunnittelija Raisa Juntuselta, etunimi.sukunimi@oulu.fi.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Tietojen vastuuyksikkö Oulun yliopistossa on viestintä, markkinointi ja yhteiskuntasuhteet -yksikkö. Viestintäjohtajana toimii Marja Jokinen, sähköpostiosoite: viestinta(at)oulu.fi

Miksi ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Shaking up Tech -tapahtumassa Oulun yliopisto kannustaa ja rohkaisee nuoria naisia opiskelemaan tekniikkaa toisen asteen opintojen jälkeen. Tapahtuman tavoitteena on esitellä osallistujille tekniikan alan monipuolisia koulutus- ja uravaihtoehtoja ja tasoittaa alan sukupuolijakaumaa.

Vuoden 2022 Shaking up Tech -tapahtuman järjestävät Oulun yliopiston kanssa yhteistyössä Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT (LUT-yliopisto) ja Aalto-yliopisto. Oulun yliopiston lisäksi henkilötietojasi käsittelevät Aalto-yliopisto ja LUT-yliopisto.

Henkilötietojesi käsittelyn peruste on oikeutettu etu: käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme järjestää tapahtuman ja kehittää sitä. Käytämme henkilötietojasi esimerkiksi yhteydenpitoon, viestintään, markkinointiin ja tapahtumahallintaan. Voimme käyttää henkilötietojasi tietoturvasta huolehtimiseen sekä väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkintaan.

Säännönmukaiset tietolähteet

Syötät tai annat tiedot itse esimerkiksi ilmoittautuessasi tai saamme ne yhteistyöyliopistolta tai toimeksiannostamme toimivalta yliopiston ulkopuoliselta toimijalta kuten palveluntarjoajalta, valokuvaajalta tai toimittajalta.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

• Tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä annetut tiedot, kuten esimerkiksi yhteystiedot
• Yhteydenoton yhteydessä annetut tiedot, jos esimerkiksi edustat yritystä ja yrityksesi haluaa keskustella yhteistyömahdollisuuksista ja kerrot yrityksen edustajan yhteystiedot.
• Markkinointi- ja viestintämateriaalin sisältämät henkilötiedot, kuten nettisivuilla tekniikan alalla työskentelevien naisten uratarinat
• Kuvien ja videoiden sisältämät henkilötiedot, kuten esimerkiksi tapahtumasta otetussa kuvassa tai videossa esiintyvä tunnistettava henkilö.

Yhteistyöyliopistojen mahdollisesti keräämät henkilötiedot, miten henkilötietoja käsitellään yhteistyöyliopistossa ja rekisteröidyn oikeudet ilmenevät yhteistyöyliopiston tietosuojailmoituksesta.

Löydät linkit Aalto-yliopiston ja LUT-yliopistontietosuojailmoituksiin tämän tietosuojailmoituksen lopusta.

Henkilötietojesi vastaanottajat

Oulun yliopistossa tietojasi käsittelevät tapahtuman järjestämiseen osallistuvat Oulun yliopiston henkilökunnan jäsenet tai Oulun tai yhteistyöyliopistojen (Aalto ja LUT) toimeksiannosta ja lukuun toimivat palveluntuottajat ja henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille palveluntuottajille, jotka käsittelevät tietoja Oulun yliopiston tai yhteistyöyliopistojen toimeksiannosta. Tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman järjestämiseen osallistuville henkilöille, jotka voivat olla yliopiston ulkopuolelta. Oulun yliopisto luovuttaa henkilötietoja yhteistyöyliopistoille (LUT ja Aalto). Järjestelmätoimittajilla on ylläpitoa varten pääsy järjestelmiin. Pääsy henkilötietoihisi on rajattu käyttöoikeuksilla.

Oulun yliopisto voi jakaa kuvia tapahtumasta ja osallistujista sosiaalisen median palveluissa. Näiden kuvien sisältämien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan näiden palveluiden omia tietosuojaselosteita. Katso tältä osin seuraavat sosiaalisen median palvelut:

• Facebook (https://www.facebook.com/)
• Instagram (https://www.instagram.com/)
• Snapchat (https://www.snapchat.com/l/fi-fi/)

Voimme käyttää henkilötietojasi tieteellistä tutkimusta ja opetusta varten, jolloin tietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti.

Voimme jakaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, jos se on tarpeen lainsäädännön ja/tai oikeuden määräyksen täyttämiseksi tai väärinkäytöksen, turvallisuusriskin tai teknisen ongelman havaitsemiseksi, estämiseksi tai käsittelemiseksi.

Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, kun henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Yliopiston tiedonohjaussuunnitelma tai laki voi edellyttää tietojen säilyttämistä tietyn ajan. Kuva- ja videomateriaalia voidaan käyttää noin viiden vuoden ajan tapahtumasta, ja senkin jälkeen ne ovat osa yliopiston kuva-arkistoa. Sosiaalisen median kanavissa kuvat ja videot säilyvät kanavien määrittelemällä tavalla.

Päivitykset tietosuojailmoitukseen

Tapahtumakokonaisuuden muuttuessa tietosuojailmoitukseen voidaan tehdä päivityksiä. Uusin versio löytyy tapahtuman verkkosivujen alapalkista.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on uutiskirjeen vastaanottajana seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua
• Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Tietojenantovelvollisuus

Sinulla ei ole lakisääteistä, sopimusperusteista tai muuta velvollisuutta antaa meille henkilötietojasi. Henkilötietojen toimittaminen on yleensä välttämätön edellytys tapahtumaan osallistumiselle. Huomaathan, että jos et anna pyytämiämme tietoja, se vaikuttaa mahdollisuuksiisi osallistua tapahtumaan.

Ei automaattista päätöksentekoa tai muuta käyttötarkoitusta

Henkilötietojasi ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai mitään muuta tarkoitusta varten kuin mitä tässä tietosuojailmoituksessa on mainittu.