University of Oulu, 2016

Asiakirjapalvelujen tietosuojailmoitus

Tietosuojailmoitus Oulun yliopiston asiakirjapalvelujen asiakkaille (kirjaamon asiakkaat, keskusarkiston asiakkaat)

Oulun yliopisto kerää ja käsittelee henkilötietojasi tässä tietosuojailmoituksessa kuvatulla tavalla.

1. Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
PL 8000
90014 OULUN YLIOPISTO

Henkilöt, joihin voit tarvittaessa ottaa yhteyttä ja kysyä lisätietoja
Palvelupäällikkö Katariina Alha, kirjaamo@oulu.fi
Oulun yliopiston tietosuojavastaava, dpo@oulu.fi

2. Henkilötietojesi käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojasi käytetään vireille tulevien asioiden rekisteröintiin, asioiden valmisteluun ja päätöksentekoon, asiakirjojen toimittamiseen sekä asiakirjojen arkistointiin. Keskusarkistoon viedään henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja, jotka on tunnistettu pitkään (yli 10 vuotta) tai pysyvästi säilytettäviksi. Tietojasi voidaan käyttää myös tutkimuksellisiin ja tilastollisiin tarkoituksiin.

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn on lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattaminen: hyvä tiedonhallintatapa (JulkL 621/1999) edellyttää että olemme selvillä käsiteltäväksemme annetuista ja otetuista asioista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista.  Henkilötietojen käsittely mahdollistaa yliopistolle asioiden käsittelyn, esimerkiksi lisätietojen pyytämisen sekä asian käsittelyn etenemisestä tiedottamisen asianosaisille. Rekisteröinnillä seurataan asioiden käsittelyä sekä varmistetaan julkisuusperiaatteen ja oikeusturvan toteuttaminen. Arkistoinnin osalta noudatamme arkistolakia (831/1994) ja Kansallisarkiston sen nojalla meille antamia määräyksiä.

3. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakirjapalvelujen asiakkaana annat itse meille asiasi käsittelyyn liittyvät henkilötiedot. Voimme myös pyytää sinulta asiasi käsittelyssä tarpeellisia lisätietoja.  Käytämme myös julkisia tietolähteitä, kuten organisaatioiden internet -sivuillaan julkaisemia henkilöstönsä yhteystietoja.

Asiakirjoihin sisältyy myös henkilöiden tietoja heidän ollessaan esimerkiksi lausunto- tai nimeämispyynnön, sopimuksen tai päätöksen allekirjoittajana tai valmistelijana.

4. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:  

- nimi
- yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, katuosoite
- muut asiakkaan meille toimittamat henkilötiedot

5. Henkilötietojen säilyttäminen

Diaariin tehdyt merkinnät säilytetään pysyvästi. Muut henkilötiedot säilytetään arkistonmuodostussuunnitelmamme mukaisesti.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja käytetään Oulun yliopistossa kun vireille panemaasi asiaa käsitellään. Pääsy asianhallintajärjestelmäämme on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä käyttäjärooleilla suojatussa tietoliikenteessä ja tietoverkossa. Asianhallintajärjestelmäämme on pääsy myös järjestelmän toimittajalla (Innofactor Oy). Paperisia asiakirjoja säilytetään lukituissa arkistotiloissa, joihin on pääsy vain kirjaamon henkilökunnalla sekä arkiston tietopalvelua hoitavilla henkilöillä. Voimme luovuttaa tietojasi julkisuuslain (621/1999) mukaisten tietopyyntöjen täyttämiseen. Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

7. Oikeutesi henkilötietoihisi liittyen

Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihisi ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Voit lisäksi pyytää henkilötietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Huomioithan että meillä on useita lakiin perustuvia velvollisuuksia rekisteröidä henkilötietojasi ja tästä tai muusta syystä voi olla ettemme voi toteuttaa edellä mainittua pyyntöäsi. Edellä mainittuja oikeuksiasi käyttääksesi ja lisätietoja saadaksesi otathan yhteyttä Oulun yliopiston kirjaamoon sähköpostiin: kirjaamo@oulu.fi .

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus. Voit tehdä valituksen valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvonta-numeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta
( https://tietosuoja.fi ).

8. Tietojenantovelvollisuus

Sinulla ei ole mitään lakisääteistä, sopimusperusteista tai muuta velvollisuutta antaa meille henkilötietojasi. Henkilötietojesi antamatta jättäminen saattaa kuitenkin johtaa tilanteeseen, jossa asiaasi ei voida käsitellä.

9. Ei automaattista päätöksentekoa tai muuta käyttötarkoitusta

Henkilötietojasi ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai mitään muuta tarkoitusta varten kuin mitä tässä tietosuojatiedotteessa (ks. kohta 2) on mainittu.

Viimeksi päivitetty: 14.1.2019