Avoin ja läpinäkyvä, ansioihin perustuva rekrytointi (OTM-R) Oulun yliopistossa

Rekrytointiohjeet yhdessä rehtorin delegointipäätöksen kanssa määrittelevät myös rekrytoinnin roolit ja vastuut koko prosessin ajan, mukaan lukien alkuvaiheen resurssipäätöksen, suunnittelun sekä haku- ja valintavaiheen. Näihin vastuisiin kuuluu myös hakijoille viestintä rekrytoinnin etenemisestä eri vaiheissa. Lisäksi jokaisella tiedekunnalla ja yksiköllä on nimetty HR Manager ja HR Partner, jotka tukevat rekrytoivia esihenkilöitä hyvissä rekrytointikäytännöissä sekä ohjeistuksiin liittyvissä kysymyksissä.

Valmisteluryhmää käytetään aina yliopistotutkija-, professori- ja tenure track -tehtävissä sekä opetuspainotteisten tehtävien uramallissa, mutta sitä voidaan käyttää myös muissa rekrytoinneissa. Dekaani nimeää tiedekuntakohtaiset valmisteluryhmät varajäsenineen. Professori- ja tenure track -rekrytoinneissa valmisteluryhmässä on jäsen myös henkilöstöpalveluista. Lisäksi suositellaan, että dekaani toimii näiden rekrytointien valmisteluryhmässä. Valmisteluryhmälle nimetään asettamisvaiheessa puheenjohtaja, ellei dekaani itse toimi ryhmän puheenjohtajana, sekä sihteeri.

Tärkeää on, ettei valmisteluryhmässä toimi esteellisiä valmistelijoita. Esteellisyystarkastelu tehdään kelpoisuusvaatimukset täyttävien hakijoiden osalta. Valmisteluryhmän kokoonpanoa voidaan muuttaa myös rekrytointiprosessin aikana. Ryhmällä tulee kokonaisuudessaan olla kaikki tarvittava osaaminen ja kokemus hakijoiden arvioimiseksi.

Yliopiston tavoitteena ovat monimuotoiset työryhmät moninäkökulmaisuuden varmistamiseksi, ja niitä muodostettaessa tulee kiinnittää huomioita sukupuoleen ja muuhun monimuotoisuuteen. Yliopisto suosittelee ehdottamaan ja valitsemaan jäseniä tasaisesti eri sukupuolista noudattaen periaatetta ”vähintään 40 % kumpaakin sukupuolta”. Käytännössä tämä tarkoittaan sitä, että kolmihenkisen valmisteluryhmän tai ulkopuolisten asiantuntijoiden kokoonpanossa yksittäisen sukupuolen edustus on vähintään 1/3, nelihenkisen 2/4, viisihenkisen 2/5 jne.

Huolellinen henkilöstösuunnittelu, joka on linjassa strategian kanssa, mahdollistaa tulevien henkilöstötarpeiden ymmärtämisen ja tukee systemaattista rekrytointitoimintaa. Jokainen yksikkö laatii vuosittaisen henkilöstösuunnitelman, jossa määritellään tavoitteisiin ja profiiliin nähden optimaalinen henkilöstörakenne. Suunnitelmassa tasapainotetaan tutkijan uratasoja ja huomioidaan nykyisen henkilöstön osaaminen ja uratoiveet. Suunnitelma luo rekrytoinneille perustan tunnistamalla odotettavissa olevat resurssitarpeet.

Hyväksytyn henkilöstösuunnitelman pohjalta tehtävät avataan haettaviksi. Vuoden aikana voi syntyä myös uusia rekrytointitarpeita esimerkiksi hankkeiden käynnistyessä. Ne hyväksytään delegointipäätöksen mukaisesti ja avataan sen jälkeen.

Pääsääntöisesti tutkijoiden rekrytoinnit ovat kansainvälisiä, ja ilmoitukset julkaistaan englanniksi. Yliopiston verkkosivujen ja sosiaalisen median lisäksi ilmoituksia jaetaan Euraxess-portaalissa sekä muissa kansainvälisissä verkko­rekrytointikanavissa. Tehtävien profiilin mukaan ilmoituksia julkaistaan myös alan ammattijulkaisuissa ja digitaalisissa sanomalehdissä.

Tehtäväkohtaisista ilmoituksista tulee aina löytyä vähintään seuraavat tiedot: tehtävän nimike, tehtävänkuvaus, valintaperusteet, hakuohjeet ja yhteyshenkilön tiedot. Ilmoituksessa kerrotaan myös tehtävän aloitusaika ja palkkataso sekä se, onko tehtävä toistaiseksi voimassa oleva vai määräaikainen, kokoaikainen vai osa-aikainen. Koska tehtäviä markkinoidaan kansainvälisesti, ilmoituksissa annetaan lisätietoja Oulusta kaupunkina sekä Oulun yliopistosta työnantajana.

Hakemukset jätetään sähköisessä rekrytointijärjestelmässä (Varbi) käyttäen kaikille hakijoille samaa hakulomaketta kunkin rekrytointiprosessin kohdalla. Hakemuksen lähettämisen jälkeen hakija saa vahvistusviestin sekä käyttöoikeudet omaan hakemukseensa ja voi tehdä siihen muutoksia hakuajan päättymiseen saakka. Mikäli hakuaikaa jatketaan, kaikille hakijoille ilmoitetaan jatkosta.

Valinnat tehdään hakuilmoituksessa mainittujen kriteerien sekä nelivaiheisen tutkijanurajärjestelmän ja tenure track ‑tehtävien yleisten kelpoisuusvaatimusten perusteella. Päätöksenteossa hyödynnetään yleensä hakudokumentteja, julkaisuluetteloa ja haastattelutietoja. Lisäksi ulkopuolista asiantuntija-arviointia käytetään kaikissa tenure track ‑ ja professoritehtävissä, opetuspainotteisen uramallin tehtävissä (lukuun ottamatta yliopisto-opettajaa) sekä vakinaisissa yliopistotutkijan tehtävissä.

Asiantuntijat antavat arvion hakijan kelpoisuudesta, erityisesti tieteellisestä pätevyydestä, mutta mahdollisuuksien mukaan myös muista ansioista. Ulkopuoliset asiantuntijat ovat korkeatasoisia, professuuritasoisia tutkijoita ulkomaisista yliopistoista tai tutkimuslaitoksista. Poikkeuksellisesti ja hyvin perustellusta syystä asiantuntija voi tulla suomalaisesta yliopistosta tai tutkimuslaitoksesta.

Asiantuntijoita valittaessa noudatetaan tehtävänkuvaa ja hakuilmoituksessa esitettyjä valintaperusteita, arvioidaan mahdolliset esteellisyystilanteet (Hallintolain pykälät 27–29) ja varmistetaan, että asiantuntijoilla on yhdessä kaikki hakijoiden arviointiin tarvittava osaaminen ja kokemus. Huomioon otetaan myös sukupuolijakauma: kummankin sukupuolen osuus on oltava vähintään 40 %. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kolmihenkisessä asiantuntijaryhmässä kumpaakin sukupuolta tulee edustaa vähintään yksi jäsen.

Opetusnäytteitä käytetään hakijoiden arvioinnissa tenure track‑ ja professorirekrytoinneissa sekä opetuspainotteisen uramallin rekrytoinneissa. Tieto arviointiprosessista sisällytetään hakuilmoitukseen.

Yliopistolain 17 §:n mukaan rehtori tekee päätökset henkilöstön palkkaamisesta. Rehtori voi siirtää tämän päätösvallan toiselle yliopiston toimielimelle tai henkilölle. Rehtorin tekemän delegointipäätöksen perusteella rekrytointivaltuudet jakautuvat seuraavasti:

• Vastuullinen rehtori professorinimityksissä
• Dekaani määräaikaisissa (yleensä alle 2 vuotta kestävissä) professorinimityksissä
• Dekaani tiedekunnan henkilöstöä koskevissa nimityksissä
• Henkilöstöjohtaja muissa nimityksissä

Päätökset tehdään esitysten pohjalta. Esityksiä valmistelevat esittelijät on määritelty delegointipäätöksessä. Rekrytointiin liittyvät asiakirjat – mukaan lukien rekrytointimuistio, hakuteksti ja valittujen hakijoiden täydelliset hakemusasiakirjat – arkistoidaan pysyvästi paperitulosteina yliopiston kirjaamoon sekä sähköisiin järjestelmiin. Professorirekrytoinneissa pysyvästi arkistoidaan kaikkien sellaisten hakijoiden hakemusasiakirjat, jotka ovat olleet ulkopuolisen asiantuntija-arvioinnin kohteena.

Tehtävään valitsematta jääneille hakijoille ilmoitetaan heidän tilanteestaan prosessin aikana ja viimeistään prosessin päättyessä. Kaikkia hakijoita pidetään säännöllisesti ajan tasalla rekrytointiprosessin etenemisestä.